○精華町文書管理規程
平成15年3月31日
規程第1号
精華町文書規程(昭和39年訓令第3号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規程は、文書事務を円滑かつ適正に処理し、事務能率の向上を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この規程に定めるところによる。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 法規文書 条例、規則、規程及び要綱をいう。
(3) 令達文書 訓令、達及び指令をいう。
(4) 公示文書 告示及び公告をいう。
(5) 起案文書 事案の処理についての原案を記載した文書をいう。
(6) 決裁 精華町部課長等事務専決規程(平成8年規程第2号。以下「事務専決規程」という。)第2条第2項第1号に規定する意志の決定を行うことをいう。
(7) 決裁責任者 町長又は事務専決規程第2条第2項第2号に規定する者をいう。
(8) 合議 事務専決規程第2条第2項第8号に規定する文書による承認として経ることをいう。
(9) 決裁文書 決裁責任者の決裁を受けたが、まだ施行されていない文書をいう。
(10) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(11) 電子証明書 次に掲げるもののうち、いずれかに該当するものをいう。
ア 電子署名に係る地方公共団体の認証業務に関する法律(平成14年法律第153号)第3条第1項に規定する電子証明書
イ 商業登記規則(昭和39年法務省令第23号)第33条の8第2項に規定する電子証明書
ウ 電子署名及び認証業務に関する法律施行規則(平成13年総務省・法務省・経済産業省令第2号)第4条第1号に規定する電子証明書
(12) オンライン事務処理装置 電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により、入札その他の事務処理を行うことができる装置をいう。
(13) 電子決裁システム 文書の収受及び起案文書の作成等の事務の処理を行う電子情報処理組織をいう。
(文書の種類)
第4条 本町において取扱う文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書 法規文書、令達文書及び公示文書をいう。
(2) 一般文書 前号以外の文書をいう。
(収受及び配付)
第5条 本町に到達する文書は、すべて総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が各課長等に配付し、各課長等が収受する。配付する文書は、親展又は秘密の取扱いを要する旨の指定のあるものを除き開封することができる。
4 二課等以上に関連する文書については、その関係の最も深い課等に配付する。
(執務時間外に到達した文書の取扱い)
第6条 執務時間外に到達した文書は、職員当直規程(昭和38年規程第2号)の定めるところによる。
(郵便料金未納又は不足の文書の取扱い)
第7条 総務課長は、郵便料金が未納又は不足である郵便物は、公務に関すると認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(収受した文書の処理)
第8条 各課長等は、収受した文書について次の各号に定める手続きにより処理する。
(1) 文書を点検し、収受すべき文書にはすべてその余白(磁気ディスク、磁気テープ等の記録媒体にあっては当該記録媒体)に受付印を押印する。ただし、電子決裁システムで収受した場合は、受付印の押印を省略することができる。
(2) 前号により収受した文書は、すべて文書件名簿に必要な事項を記載し、その文書に受付番号を記入する。ただし、電子決裁システムで収受した文書及び次に掲げるものについては、記載を省略することができる。
ア 請求書、見積書、領収書、新聞、雑誌、冊子その他これに類する文書
イ 軽易と認められる文書
3 オンライン事務処理装置を介して受信した電磁的記録に電子署名が行われているときは、当該電子署名を検証しなければならない。
(起案文書の作成)
第10条 起案文書は、次の各号によって作成しなければならない。
(1) 別に定める起案用紙を用いる。ただし、電子決裁システムで作成する場合は、この限りでない。
(2) 件名、案文は簡潔にし、かつ、用字は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名のつけ方(昭和48年内閣告示第2号)に、用語は、公用文作成の要領(昭和27年内閣甲第16号)により明確に記す。
(3) 必要に応じて法規その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付する。
(決裁の手続き)
第11条 起案文書は、次の各号により決裁を受けるものとする。
(1) 起案文書は、係長から順次上司の決定を経て決裁責任者の決裁を受ける。
(2) 他の部課等に合議を要する場合は、最終決裁責任者の決裁を受けるまでに合議する。
(3) 法規文書、令達文書(達及び指令を除く。)及び議会に提出する議案類の起案文書は、最終決裁責任者の決裁を受けるまでに総務課へ合議しなければならない。
(4) 合議を受けた部課等は、その事案について異議のないときは、承認印を押印しなければならない。ただし、電子決裁システムで承認した場合は、押印したものとみなす。
(5) 合議を受けた部課等は、その事案について異議があるときは、速やかに、所管課等と協議しなければならない。
(6) 合議した文書の内容を変更した場合は、前各号の規定による手続きをしなければならない。
(7) 合議した文書が廃案となったときは、この旨を合議した部課等に連絡しなければならない。
(供覧の手続き)
第12条 起案文書による処理を必要とせず、上司の閲覧に供することをもって足りるものは、当該文書の余白又は他の用紙を用いて処理することができる。
(重要、機密及び緊急文書の取扱い)
第13条 重要、機密及び緊急を要する文書については、所管課長等又は担当者が自ら携行して閲覧に供し、又は決裁を受けなければならない。
(議案及び例規文書)
第14条 議会の決議を要する案件があるときは、関係書類を具備し、総務課長に送付しなければならない。
2 総務課長は、前項の書類の送付を受けたときは、その内容を審査し、議会に提出の手続きをしなければならない。
3 法規文書、令達文書(達及び指令を除く。)及び公示文書で公示の必要があるものは、関係書類を具備し、総務課長に送付しなければならない。
4 総務課長は、前項の書類の送付を受けたときは、その内容を審査し、公示の手続きをしなければならない。
(発送する文書の文書記号及び番号)
第15条 発送する文書には、文書記号及び番号を記載するとともに、文書発送簿(別記様式第3号)に必要な事項を記載しなければならない。ただし、電子決裁システムで決裁を受けた発送する文書については、文書発送簿の記載を省略することができる。
2 文書記号は、決裁文書の起案日の属する年度の最後の数字、「精」及び課等名の首字を記載する。ただし、総務課長が、通常の文書記号と区別することと認めた場合は、この限りではない。
3 文書番号は、法令等に定めのあるもののほか、決裁文書の起案日の属する年度を通じて課等ごとの一連番号とし、一文書件名ごとに一文書番号とする。
4 第1項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書記号及び番号を省略することができる。
(1) 軽易な文書で公印等の押印を省略する文書
(2) その他総務課長が必要でないと認めた文書
2 前項の例規文書番号は、文書の種類ごとに年間を通じて一連番号とする。
(文書の発信者)
第17条 文書の発信者は、町長名又は町名とする。ただし、文書の内容又はあて先の区分により、副町長、部課長等その他職務権限を有するものの職氏名又は職名をもって発信者とすることができる。
(公印の押印等)
第18条 発送する文書のうち、重要な文書その他特に必要のある文書には、公印を押印し、決裁文書と契字印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書その他の性質又は内容により公印又は契字印の押印を要しない文書については、公印若しくは契字印又はその両方の押印を省略することができる。
3 公印の使用については、精華町の公印に関する規程(昭和62年規程第1号)の定めるところによる。
4 電磁的記録を発送するときは、前3項の規定にかかわらず、電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書を添えなければならない。
(発送)
第19条 郵便による文書の発送は、総務課長がこれを総括する。
2 郵便による文書の発送は、最も経済的な方法で行うものとする。
3 特殊取扱文書等を発送する場合は、特殊取扱文書発送簿(別記様式第6号)に必要な事項を記載し、総務課長に送付する。
4 同時に多量の郵便物を発送する場合は、料金後納郵便物差出表(別記様式第7号)に必要な事項を記載し、これにより発送するものとする。
5 前各項に定めるほか、ファクシミリ等経済的な通信の手段があるときは、これを積極的に活用しなければならない。
(その他)
第20条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成15年5月1日から施行する。
附則(平成17年規程第4号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年規程第9号抄)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年規程第11号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和5年規程第9号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
