○精華町個人情報管理規程
平成30年3月23日
規程第2号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条～第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 職員の責務(第10条)
第5章 個人情報の取扱い(第11条～第17条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第18条～第32条)
第7章 サーバ室等の安全管理(第33条・第34条)
第8章 個人情報の提供及び業務の委託等(第35条・第36条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第37条・第38条)
第10章 監査及び点検の実施(第39条～第41条)
第11章 補則(第42条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、精華町(以下「町」という。)が保有する個人情報の適切な管理に関して必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 個人情報 精華町個人情報保護条例(平成16年条例第4号。以下「条例」という。)第2条第1号に規定する個人情報をいう。
(2) 個人番号 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第5項に規定する個人番号をいう。
(3) 特定個人情報 番号法第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。
(4) 特定個人情報ファイル 番号法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルをいう。
第2章 管理体制
(総括保護責任者)
第3条 町に、総括保護責任者を置き、副町長をもって充てる。
2 総括保護責任者は、町が保有する個人情報の管理に関し、最高責任者として事務を総括する任に当たる。
(総括保護管理者)
第4条 各部等に、総括保護管理者一人を置き、各部等の長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、当該部等における個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。
(保護管理者)
第5条 各課等に、保護管理者1人を置き、各課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、当該課等における個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。個人情報を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
3 保護管理者は、次に掲げる事項を指定する。
(1) 個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「特定個人情報等取扱者」という。)並びにその役割
(2) 特定個人情報等取扱者が取り扱う特定個人情報等の範囲
(保護主任)
第6条 各課等に、保護主任を置き、当該課等の保護管理者が指名する職員をもって充てる。
2 保護主任は、保護管理者を補佐し、当該課等における個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第7条 監査責任者を置き、総務部長をもって充てる。
2 監査責任者は、町における個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。
(個人情報の適切な管理のための会議)
第8条 総括保護責任者は、個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を開催することができる。
第3章 教育研修
第9条 総括保護責任者は、個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他を目的として必要な教育研修を実施する。
2 総括保護責任者は、個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を実施する。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護主任に対し、各課等における個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、個人情報の適切な管理のために、総括保護責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 職員の責務
第10条 職員は、条例及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等並びに総括保護責任者、総括保護管理者、保護管理者及び保護主任の指示に従い、個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報にアクセスする(紙等に記録されている個人情報に接する行為を含む。以下同じ。)権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は、個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 職員は、業務上の目的で個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 個人情報の複製
(2) 個人情報の送信
(3) 個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有する個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。
2 職員は、個人情報が記録されている媒体を庁舎内で移動させる場合には、紛失・盗難等に留意するものとする。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有する個人情報又は個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(特定個人情報の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(個人番号の利用の制限等)
第17条 職員は、番号法に定める事務の処理を行う場合を除き、個人番号を利用してはならない。
2 特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
3 特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
4 特定個人情報等取扱者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集し、及び保管してはならない。
5 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第18条 情報システム担当課長は、個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第26条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
2 情報システム担当課長が前項の措置を講じる場合には、パスワード等の管理に関する規程を定め、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。パスワード等の管理に関する規程は、必要に応じて見直しを行う。
(アクセス状況の記録)
第19条 情報システム担当課長は、個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存しなければならない。
2 情報システム担当課長は、前項のアクセス状況の記録を定期に及び必要に応じ随時に分析するものとする。
3 情報システム担当課長は、第1項のアクセス状況の記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス状況の監視)
第20条 情報システム担当課長は、個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該個人情報への不適切なアクセスの監視のため、個人情報を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第21条 情報システム担当課長は、個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 情報システム担当課長は、個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第23条 情報システム担当課長は、不正プログラムによる個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。
(情報システムにおける個人情報の処理)
第24条 職員は、個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合は、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。保護管理者は、当該個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。
(暗号化等)
第25条 保護管理者は、個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化又はパスワード設定のため、必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する個人情報について、当該個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化又はパスワード設定の措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第26条 情報システム担当課長は、個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合等)
第27条 職員は、情報システムで取り扱う個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報の内容の確認、既存の個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第28条 情報システム担当課長は、個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書等の管理)
第29条 情報システム担当課長は、個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第30条 情報システム担当課長は、個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。
(端末の盗難防止等)
第31条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第32条 職員は、端末の使用に当たっては、個人情報が第三者に閲覧されることがないようにしなければならない。
第7章 サーバ室等の安全管理
(入退室の管理)
第33条 情報システム担当課長は、個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「サーバ室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講じる。
2 情報システム担当課長は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講じる。
3 情報システム担当課長は、サーバ室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じる。
(サーバ室等の管理)
第34条 情報システム担当課長は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置の設置等の措置を講じなければならない。
2 情報システム担当課長は、災害等に備え、サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第8章 個人情報の提供及び業務の委託等
(個人情報の提供)
第35条 保護管理者は、条例第9条第1項ただし書の規定に基づき町の各実施機関以外の者に個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わさなければならない。
2 保護管理者は、条例第9条第1項ただし書の規定に基づき町の各実施機関以外の者に個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講じることができる。
3 保護管理者は、条例第9条第1項ただし書の規定に基づき町の他の実施機関に個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講じることができる。
4 職員は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。
(業務の委託等)
第36条 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報(特定個人情報等を含む。以下この項において同じ。)の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないようにしなければならない。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務実施者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製、持出し等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
4 個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第9章 安全確保上の問題への対応
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くこと等、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護責任者及び総括保護管理者並びに個人情報漏えい等担当窓口(総務部総務課又は総務部デジタル推進室)に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護責任者及び総括保護管理者並びに個人情報漏えい等担当窓口に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告しなければならない。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第38条 保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第10章 監査及び点検の実施
(点検)
第40条 保護管理者は、各課等における個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第41条 この規程等については、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を行う。
第11章 補則
(細則)
第42条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和5年規程第5号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。