○精華町電子計算組織の管理運営に関する規則
平成16年10月1日
規則第14号
精華町電子計算組織の運営に関する規則(昭和59年精華町規則第11号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条～第6条)
第2章 管理組織(第7条～第9条)
第3章 電算処理(第10条～第12条)
第4章 データの適正管理(第13条～第15条)
第5章 電子計算機等の管理及び操作(第16条～第21条)
第6章 情報センター等の管理及び保安(第22条～第24条)
第7章 電算処理の委託等(第25条～第27条)
第8章 雑則(第28条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、電子計算組織の管理及び運営に関し必要な事項を定めることにより、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、精華町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第2号。以下「条例」という。)及びこれに基づく規則と相まってデータの保護を図るとともに、事務の近代化の推進に資することを目的とする。
(1) 電子計算機 与えられた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器をいう。
(2) 電子計算組織 電子計算機の組織をいう。
(3) 電算処理 電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力その他これらに類する処理をいう。ただし、専ら文章を作成し、又は文書若しくは図面の内容を記録するための処理、その他これらに類する処理を除く。
(4) 記録媒体 磁気テープ、磁気ディスクその他情報を記録している磁気媒体をいう。
(5) データ 入出力帳票又は記録媒体に記録されている情報をいう。
(6) 個人情報 個人情報保護法第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(7) 端末機 通信回線を介して電子計算機にデータを入力し、又は出力するために用いられる装置をいう。
(8) パソコン等 電子計算機のうち、パーソナルコンピュータ、オフィスコンピュータその他これらに類する電子計算機をいう。
(9) 適用業務 電子計算機を利用して処理する業務をいう。
(10) 実施機関 条例第2条第2項に規定するものをいう。
(11) 電子計算主管課 電子計算機を設置し、電子計算業務の調査、企画及びシステム開発に関する業務を主管する課をいう。
(電算処理の範囲)
第3条 電算処理をする事務の範囲は、町の実施機関が所掌する事務とする。
(正確性の確保等)
第4条 電子計算機の管理及び運営に当たっては、データを常に正確に維持及び管理するとともに、町民の個人の権利利益を尊重し、個人情報の保護に努めなければならない。
(記録の制限)
第5条 電子計算機に記録する個人情報は、必要最小限のものでなければならない。
2 思想、信条及び信教に関する個人情報は、電子計算機に記録してはならない。
(適用業務の要件)
第6条 適用業務は、次の各号のいずれかに該当するものでなければならない。
(1) 経費の節減を図ることができるもの
(2) 労働の軽減を図ることができるもの
(3) 事務の効率化を図ることができるもの
(4) その他行政水準の向上を図ることができるもの
2 前項の規定にかかわらず、個人情報保護法の目的に照らして適当でないと認められるときは、電算処理をすることができない。
第2章 管理組織
(データの保護管理者)
第7条 データの保護その他電算処理の適正かつ円滑な管理及び運営を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、総務部長をもってこれに充てる。
2 保護管理者は、データの管理の状況等を把握するため必要な措置を講じるものとする。
(データ保護責任者)
第8条 保護管理者は、その事務を補佐させるため、データ保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置き、電子計算主管課の長をもってこれに充てる。
2 保護管理者に対し、この規則による協議、報告その他の行為をするときは、保護責任者を経由して行うものとする。
(データ取扱責任者)
第9条 保護管理者は、データの取扱いに従事させるため、電子計算主管課及び電算処理に係る業務を取り扱う所管課(これに準ずる組織を含む。以下同じ。以下「業務所管課」という。)にデータ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、電子計算主管課の係長担当職及び業務所管課の長をもってこれに充てる。
第3章 電算処理
(1) 新たに電算処理をしようとする業務がある場合は、当該電算処理をしようとする年度の前年度の9月末日までに提出すること。
(2) 前号の規定は、適用業務の内容を大幅に変更しようとする場合について準用する。
(3) 前号に該当する場合を除き、適用業務の内容を変更しようとする場合は、当該変更しようとする月の6月前までに提出すること。
2 依頼課長は、プログラムを修正しようとする場合又はすでに電算処理をしている業務に関するデータを利用して資料を作成しようとする場合は、電算業務処理依頼書(別記様式第1号の2)を当該プログラムを修正しようとする月又は当該資料を作成しようとする月のそれぞれ2月前までに保護責任者に提出しなければならない。ただし、パソコン等によりこれらの業務処理をしようとする場合は、この限りでない。
(電算処理の決定)
第11条 保護管理者は、前条第1項の規定により電算業務処理提案書の提出を受けたときは、その内容を検討の上、電算処理の適否及びその方法を決定しなければならない。
3 依頼課長は、前項の規定により電算処理の決定の通知を受けたときは、速やかに実施機関の長の決裁を受けなければならない。
4 保護責任者は、前条第2項の規定により電算業務処理依頼書の提出を受けたときは、その内容を検討の上、電算処理の適否及びその方法を決定しなければならない。
5 保護責任者は、前項の決定をしたときは、電算業務処理決定通知書により当該決定事項を速やかに依頼課長に通知しなければならない。
(プログラムの登録)
第12条 保護責任者は、プログラムが完成したときは、プログラム台帳(別記様式第4号)に登録しなければならない。
2 適用業務は、すべて登録されたプログラムによりシステム処理されなければならない。
3 保護責任者は、プログラムの登録状況を適時保護管理者に報告しなければならない。
第4章 データの適正管理
(入出力帳票及び媒体の管理)
第13条 取扱責任者は、データを記録している入出力帳票及び媒体の受払い、保管その他の管理について、必要な事項の台帳への記録、確認等の適正な措置を講じるものとする。
2 取扱責任者は、不要となった入出力帳票をデータ保護の立場から確実に処分しなければならない。
3 保護責任者は、取扱責任者にデータの管理状況について報告を求めることができる。
(記録媒体の管理)
第14条 保護責任者は、記録媒体について、予備ファイルを作成し、耐火設備に保管する等の措置を講じなければならない。
2 保護責任者は、記録媒体の内容に応じて保管の期限を定めるとともに、期限経過後は、速やかに消去、廃棄等の措置を講じるものとする。
3 前2項の規定は、業務所管課における取扱責任者について準用する。
(システム設計書等の管理)
第15条 保護責任者は、システム設計書、操作手順書及びプログラムリスト(以下「システム設計書等」という。)について、当該業務所管課以外のものに知られることを適当としないものを指定するとともに、その保管方法を指示し、当該システム設計書等の漏えい、滅失、き損等がないようにしなければならない。
2 前項の規定により指定を受けたシステム設計書等を当該業務所管課以外のものに提示し、外部へ持ち出し、又は複写しようとする場合は、保護責任者の承認を得なければならない。
第5章 電子計算機等の管理及び操作
(管理)
第16条 電子計算主管課が直接管理する電子計算機の操作は、保護責任者の指示又は承認を受けた者でなければ行ってはならない。
2 端末機又はパソコン等を設置する課(これに相当するものを含む。)に端末機管理責任者又はパソコン等管理責任者(以下これらを「管理責任者」という。)を置き、当該課の長をもってこれに充てる。
3 業務所管課に設置された端末機又はパソコン等(以下「端末機等」という。)の操作は、保護責任者又は当該業務所管課の取扱責任者の指示又は承認を受けた者でなければ行ってはならない。
4 業務所管課に設置された端末機等の運用上の管理及びデータ保護は、管理責任者が行う。
5 端末機等を操作する者は、データ保護に細心の注意を払わなければならない。
6 保護責任者は、端末機等の利用状況の把握及びデータの検索又は利用の制限をする必要があるときは、必要な措置を講じるものとする。
(取扱責任者及び取扱員)
第17条 端末機管理責任者は、保護責任者と協議の上、端末機の取扱責任者及び取扱員を定め、保護管理者に報告しなければならない。
2 パソコン等管理責任者は、パソコン等の取扱責任者を定め、保護管理者に報告しなければならない。
3 パソコン等の取扱員は、システム処理を行う主管課の職員とする。
(操作)
第18条 端末機等により入出力する個人情報は、端末機等の取扱責任者及び取扱員の所管の業務に必要なものに限るものとする。
2 端末機等の取扱員は、その取扱責任者の指示に基づき、当該端末機等を操作するものとする。
3 保護責任者は、端末機等の操作に必要なパスワードを定め、管理責任者を通じ端末機等の取扱責任者及び取扱員に通知するものとする。
4 端末機等の取扱責任者及び取扱員は前項のパスワードを他に漏らしてはならない。
(操作の研修)
第19条 保護責任者は、端末機等の取扱責任者及び取扱員に対し端末機等の操作について必要な研修を行うものとする。
(操作内容の確認)
第20条 端末機管理責任者は、端末機の操作の内容を確認する必要が生じたときは、操作内容確認依頼書(別記様式第5号)を保護責任者に提出しなければならない。
2 保護責任者は、前項の依頼書を受理したときは、端末機の操作記録により端末機管理責任者に確認させるものとする。
(操作時間)
第21条 端末機の操作は、職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成14年規程第4号)第2条に規定する勤務時間内とする。
3 保護責任者は、前項の申請書を受理したときは、電子計算機月間使用計画を考慮し、承認するものとする。
第6章 情報センター等の管理及び保安
(入室制限)
第22条 情報センター及び記録媒体の保管施設等(以下「情報センター等」という。)には、電子計算主管課の職員及び保護責任者の許可を受けた者でなければ立ち入ることはできない。
3 保護責任者は、前項に規定する許可をした者に入室者識別カードを交付するものとする。
4 前2項の規定にかかわらず、保護責任者は、必要があると認めるときは、入室を許可することができる。この場合において、保護責任者は、必要と認める職員を立ち会わせなければならない。
(保安設備)
第23条 保護責任者は、火災その他の災害及び盗難に備えて、情報センター等に必要な保安措置を講じなければならない。
(事故の措置)
第24条 電子計算機に係る事故が発生したときは、発見者は、復旧のための措置を講ずるとともに、事故報告書(別記様式第8号)により、事故の種類、状況、原因、措置等を保護責任者に報告しなければならない。
第7章 電算処理の委託等
(電算処理の委託に伴うデータ保護の協議)
第25条 電算処理業務の全部又は一部について、実施機関以外のものへの委託により処理しようとするときは、業務を委託しようとする所管課の長(以下「委託業務所管課の長」という。)は、当該委託に伴うデータ保護に関し、あらかじめ保護管理者と協議し、次条に規定する事項を明記した委託契約書を締結するとともに、データの授受、搬送、保管、廃棄等について覚書を取り交わし、データの機密保持及び保護管理に努めなければならない。
2 前項の協議においては、次に掲げる事項について検討するものとする。
(1) 委託業務の内容
(2) 委託先に関する経営状況、技術水準等の内容
(3) 委託先におけるデータ保護及び安全対策の整備状況
(4) 委託契約書に明記すべき次に掲げる事項
ア データの秘密保持に関すること。
イ 再委託の禁止に関すること。
ウ データの指示目的外の使用及び第三者への提供の禁止に関すること。
エ データの複写及び複製の禁止に関すること。
オ データの返還義務に関すること。
カ 事故発生時における報告義務に関すること。
キ 検査の実施に関すること。
ク 前記アからキまでの定めに違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関すること。
ケ 個人情報の漏えいについては、個人情報保護法第8章の規定により処罰される旨の教示に関すること。
4 第1項に規定する委託をした場合において、委託業務所管課の長は、定期的又は随時に、契約内容が適正に履行されているかを委託先において検査しなければならない。
(派遣要員等の誓約書)
第26条 委託業務所管課の長は、電算処理に関し要員の派遣を受けるときは、必要に応じ委託先の責任者又は本人から秘密保持のデータの適正な取扱いに関する誓約書を提出させるものとする。
(外部提供)
第27条 個人情報保護法第69条の規定により外部提供を行うことができる場合において、当該外部提供が記録媒体の提供によるときは、提供するデータの内容、使用目的、管理方法等について覚書を取り交わすものとする。
2 前項の規定による外部提供を行う場合は、記録媒体の搬送等について必要な保安上の措置を講じなければならない。
第8章 雑則
(委任)
第28条 この規則に定めるもののほか、電子計算機の管理及び運営に関し必要な事項は、保護管理者が定める。
附則
この規則は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成19年規則第13号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年規則第9号)
この規則は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和4年規則第25号)
この規則は、令和4年10月1日から施行する。
附則(令和5年規則第15号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
