○精華町文書保管保存等に関する規程

平成15年6月18日

規程第5号

精華町文書編さん保存規程(昭和39年訓令第4号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条~第5条)

第2章 文書の保管(第6条・第7条)

第3章 文書の保存(第8条~第11条)

第4章 文書の廃棄(第12条~第14条)

第5章 雑則(第15条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、文書の保管、保存等に関し、必要な事項を定めるものとする。

(文書整理の原則)

第2条 文書は、常に必要に応じて、誰でも直ちに引き出せるよう整然と分類して系統的に整理しなければならない。

(用語)

第3条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。

(2) 完結 起案文書にあっては決裁又は施行の終了を、供覧文書にあっては供覧の終了をいう。

(3) 完結年度 文書の完結した日の属する会計年度をいう。

(文書分類表)

第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、主管課長等との協議を経て文書分類表を作成しなければならない。

2 総務課長は、必要があると認めたときは、主管課長等と協議して文書分類表を補正することができる。

(文書の保存期間)

第5条 文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、別表に定める基準に従い、永年、10年、5年、3年及び1年の種別によるものとする。

2 主管課長等は、文書の保存期間が前項の規定により難いときは、総務課長と協議して別に定めることができる。

3 文書の保存期間の起算日は、完結した日の属する年度(4月1日に始まり翌年の3月31日に終わるものをいう。以下同じ。)の翌年度の4月1日とする。

第2章 文書の保管

(文書の整理及び保管)

第6条 文書は、主管課等において文書分類表に従い、完結年度別(暦年によるものは、年別。以下同じ。)、保存期間別に整理しなければならない。

2 文書は、フォルダーとボックスを用いてキャビネットに収納し、原則として綴じ込みをしないものとする。ただし、フォルダーの収納に適しない文書については、それに適した用具を使用することができる。

3 現年度及び前年度の文書は、主管課等において保管するものとする。

(ファイルの登録)

第7条 主管課長等は、ファイル登録のため新規にファイルを作成するとき、又はファイル登録の内容を変更若しくはファイル登録を抹消するときは、ファイルメンテナンス原票(別記様式第1号)を作成し、総務課長に提出しなければならない。

第3章 文書の保存

(文書の引継ぎ)

第8条 主管課長等は、第6条第3項の保管を終了した文書で、引き続き保存すべきものについては、完結年度別、保存期間ごとに文書保存箱に収納し、更に保存登録原票(別記様式第2号)を作成して、毎年総務課長が指定する期日までに総務課長に引き継がなければならない。ただし、常時使用する文書及び特に必要と認める文書は、主管課等に置いて一定期間保管することができる。

(引継文書の保存)

第9条 引継文書は、役場庁舎内にあっては集中書庫、庁舎外にあってはそれぞれの書庫に保存するものとする。

(書庫の管理)

第10条 集中書庫は総務課長が管理し、庁舎外の書庫については、当該書庫を使用する主管課等の長が管理する。

2 総務課長及び庁舎外各課長等(以下「総務課長等」という。)は、書庫の整理整頓に努め、文書が常に良好な状態であるよう保存しなければならない。

(保存文書の貸出し)

第11条 書庫に保存している文書(以下「保存文書」という。)の貸出しを必要とするときは、ファイル貸出票(別記様式第3号)に必要事項を記入して、総務課長等の承認を受けなければならない。

2 前項の規定による貸出しの期間は、貸出しの日から15日以内とする。ただし、総務課長等が特に必要があると認めたときは、この限りでない。

3 第1項の規定により貸出しを受けた保存文書については、総務課長等に返納するものとする。

4 職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。

第4章 文書の廃棄

(文書の廃棄)

第12条 総務課長は、主管課長等と協議の上、保存期間が経過した保存文書を廃棄するものとする。

2 総務課長は、保存期間が経過した保存文書について、前項の規定による協議の結果、引き続き保存することが必要であると認めたときは、保存期間を超えて保存することができる。

3 主管課等で保管している保存期間が経過した文書については、主管課等において廃棄することができる。

(歴史的資料の保存)

第13条 前条の規定により廃棄する場合、総務課長が関係主管課等と協議し、歴史的資料として価値があると認めたものは、これを別に保存しなければならない。

(文書廃棄上の注意)

第14条 廃棄を決定した文書中に機密に属するもの又は他への転用のおそれのあるものは、裁断、溶解、焼却等適切な処置をとらなければならない。

第5章 雑則

(その他)

第15条 この規程に定めるもののほか、文書の保管、保存等に関して必要な事項は、別に定める。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

別表

精華町文書保存期間基準

永年

1 条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書

2 告示、通達に関する特に重要な文書

3 町議会の会議録及び議決書

4 町の沿革及び町史の資料となる重要な文書

5 町境及び字の区域変更に関する文書

6 重要な町有財産の取得、処分及び官民境界等に関する文書

7 職員の履歴書及び任免に関する文書

8 法律関係が10年を超える許可、認可、免許及び契約等に関する文書

9 町施設の竣工図書及び消防関係届出書

10 訴訟、不服申立て等に関する重要な文書

11 特に重要な原簿、台帳その他これに類する文書

12 重要な表彰、叙位叙勲及び褒章に関する文書

13 寄付または贈与の受納に関する重要な文書

14 町長の事務引継書

15 決算書

16 その他永年保存の必要があると認める文書

10年

1 諮問、答申等に関する重要な文書

2 告示、通達に関する重要な文書

3 法律関係が5年を超える許可、認可及び契約等に関する文書

4 比較的重要な原簿、台帳その他これに類する文書

5 重要な会計簿冊

6 予算書

7 補助金及び交付金に関する文書で重要なもの

8 寄付または贈与の受納に関する文書

9 表彰に関する文書

10 統計、調査に関する文書で重要なもの

11 その他10年保存の必要分があると認める文書

5年

1 陳情、請願、要望等に関する文書で重要なもの

2 重要な報告書、届出書その他これらに類する文書

3 補助金、交付金に関する文書

4 会計簿冊及びその証拠書類

5 統計、調査に関する文書

6 出勤簿、時間外勤務命令簿等職員の勤務実態を証するもの

7 臨時職員の雇用及び賃金に関する文書

8 その他3年を超えて保存が必要と認められる書類

3年

1 請願、陳情、要望に関する文書

2 法律関係が1年を超える許可、認可等に関する文書

3 歳入歳出予算見積書及び予算執行計画書

4 文書の収受及び発送に関する文書(文書件名簿等)

5 部課長級の事務引継書

6 重要な復命書

7 照会、回答に関する文書

8 町の通知その他の往復文書

9 その他1年を超えて保存が必要と認められる書類

1年

1 軽易な照会、回答に関する文書

2 部内、課内会議に関する文書

3 庁内の軽易な往復文書

4 当直日誌その他これに類するもの

5 軽易な復命書

(注) 上記は全て「原本」に関する保存期間であり、原本箇所以外で保存する「控」については活用期間により、1年又は3年とする。

各課共涌文書の保存期間表

区分

文書名

保存期間

総務

人事

事務引継書(部課長級)

3年

議会答弁資料

3年

庁内連絡票及び庁内会議資料

1年

重要な照会・回答文書

3年

軽易な照会・回答文書

1年

文書分類表

差替

保存期間表

差替

ファイルリスト

差替

文書件名簿(収受・発送)

3年

嘱託職員、臨時職員の雇用賃金関係

5年

事務分掌

3年

職員研修

3年

重要な復命書

3年

軽易な復命書

1年

財務

予算要求書

3年

支出負担行為決議書

5年

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精華町文書保管保存等に関する規程

平成15年6月18日 規程第5号

(平成15年6月18日施行)