(趣旨)

第1条　この規程は、文書の保管、保存等に関し、必要な事項を定めるものとする。

(文書整理の原則)

第2条　文書は、常に必要に応じて、誰でも直ちに引き出せるよう整然と分類して系統的に整理しなければならない。

(用語)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書分類表)

第4条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、主管課長等との協議を経て文書分類表を作成しなければならない。

(文書の保存期間)

第5条　文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、別表に定める基準に従い、永年、10年、5年、3年及び1年の種別によるものとする。

(文書の整理及び保管)

第6条　文書は、主管課等において文書分類表に従い、完結年度別(暦年によるものは、年別。以下同じ。)、保存期間別に整理しなければならない。

(ファイルの登録)

第7条　主管課長等は、ファイル登録のため新規にファイルを作成するとき、又はファイル登録の内容を変更若しくはファイル登録を抹消するときは、ファイルメンテナンス原票(別記様式第1号)を作成し、総務課長に提出しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第8条　主管課長等は、第6条第3項の保管を終了した文書で、引き続き保存すべきものについては、完結年度別、保存期間ごとに文書保存箱に収納し、更に保存登録原票(別記様式第2号)を作成して、毎年総務課長が指定する期日までに総務課長に引き継がなければならない。ただし、常時使用する文書及び特に必要と認める文書は、主管課等に置いて一定期間保管することができる。

(引継文書の保存)

第9条　引継文書は、役場庁舎内にあっては集中書庫、庁舎外にあってはそれぞれの書庫に保存するものとする。

(書庫の管理)

第10条　集中書庫は総務課長が管理し、庁舎外の書庫については、当該書庫を使用する主管課等の長が管理する。

(保存文書の貸出し)

第11条　書庫に保存している文書(以下「保存文書」という。)の貸出しを必要とするときは、ファイル貸出票(別記様式第3号)に必要事項を記入して、総務課長等の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第12条　総務課長は、主管課長等と協議の上、保存期間が経過した保存文書を廃棄するものとする。

(歴史的資料の保存)

第13条　前条の規定により廃棄する場合、総務課長が関係主管課等と協議し、歴史的資料として価値があると認めたものは、これを別に保存しなければならない。

(文書廃棄上の注意)

第14条　廃棄を決定した文書中に機密に属するもの又は他への転用のおそれのあるものは、裁断、溶解、焼却等適切な処置をとらなければならない。

(その他)

第15条　この規程に定めるもののほか、文書の保管、保存等に関して必要な事項は、別に定める。