○精華町立小学校及び中学校文書等管理規程

平成15年4月1日

教育委員会規程第1号

(目的)

第1条 この規程は、精華町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)が保有する情報を記録する文書等の統一的な処理方法について必要な事項を定めることにより、当該文書等に記録された情報を適切に管理し、事務の適正かつ円滑な処理に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において「文書等」とは、教職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。

(文書等取扱いの原則)

第3条 文書等は、迅速に、正確かつ丁寧に取扱うとともに、文書等に記録されている情報が最大限に活用され、事務が効率的に行われるように常に整理しておかなければならない。

(校長の責務)

第4条 校長は、学校における文書等の事務が適正に行われるよう所属職員を指揮監督しなければならない。

(文書管理責任者)

第5条 学校に所管する文書等の管理及び情報の取扱いに関する事務を所掌させるため、文書管理責任者を置き、教頭をもって充てる。

2 文書管理責任者は、次の各号に掲げる事務を行う。

(1) 文書等及び簿冊の管理に関すること。

(2) 文書等の審査に関すること。

(3) 文書等の登録に関すること。

(4) 文書等の整理、引継、保存、廃棄に関すること。

(5) 文書等の事務の効率的な推進に関すること。

(6) 文書等の事務の改善及び指導に関すること。

(7) 情報の公開に関すること。

(8) その他文書等の取扱に関すること。

3 文書管理責任者は、必要に応じ、校長と文書等の管理及び情報の取扱いについて協議することができる。

4 文書管理責任者は、次条に規定する文書取扱主任に対し、第2項各号の事務を行うために必要な事項について命ずることができる。

(文書取扱主任)

第6条 学校に文書取扱主任を置き、事務職員をもって充てる。

2 文書取扱主任は、校長及び文書管理責任者の命を受け、次の各号に掲げる事務を行う。

(1) 文書等の収受及び発送に関すること。

(2) 文書等の審査に関すること。

(3) 文書等の整理、引継、保存及び廃棄に関すること。

(4) 文書等及び簿冊を管理するために必要な帳簿等の作成に関すること。

(5) 文書管理責任者の事務を補助すること。

(6) 情報の公開に関すること。

(7) その他文書等の取扱に関すること。

(教職員の責務)

第7条 教職員は、適正な文書等の管理を行い、学校が保有する情報の効率的な活用と町民への的確な情報提供ができるよう努めなければならない。

(文書の処理)

第8条 学校に到着した文書は、すべて文書取扱主任が収受する。

2 文書取扱主任が収受した文書は、親展又は秘密の取扱いを要する旨の指定のあるもの(以下「親展文書」という。)を除き、すべて開封し、次に掲げる方法により処理する。

(1) 親展文書は、校長が親展文書受付簿(別記様式第1号)に記載するものとする。

(2) その他の一般文書は、すべて別表第1に定める受付印を押し、文書件名簿(別記様式第2号)に記載し、別表第2に定める供覧印を押すものとする。

(起案)

第9条 事案の処理は全て文書で行い、文書管理責任者を経て校長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易なものは、この限りでない。

2 文書の起案は、原則として回議書(別記様式第3号)を用いる。ただし、軽易なものは、別表第3に定める回議印を用いることができる。

(公印及び契字印)

第10条 施行文書は、全て公印を押印し、特に重要なものについては、決裁文書と契字印した後に発送するものとする。公印を使用したときは、使用者は、公印記録簿(別記様式第4号)に所要の事項を記載しなければならない。

2 軽易な文書で校長が公印の押印を不必要と認めるものについては、省略することができる。

(発送文書)

第11条 発送文書は、校長名を用いなければならない。また、記号及び番号を付し、文書件名簿(別記様式第2号)に記載しなければならない。

2 発送文書の記号は、別表第4による。

3 文書番号は、文書件名簿の一連番号を用い、毎年1月1日に始まり12月31日で終わる。

(文書の保存期間の種別)

第12条 文書の保存期間の種別は、法令その他別に定めがあるものを除き、次のとおりとする。

(1) 特に重要な文書 永年・20年

(2) 重要な文書 10年

(3) 通常の文書 5年

(4) 比較的軽易な文書 3年

(5) 軽易な文書 1年

2 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。

(文書等の分類)

第13条 すべての文書は、別表第5に定める文書分類表の区分により分類、整理、処理するものとする。

(文書の保管)

第14条 完結した文書は、各担当者において回議書に完結年月日を記入し、年度及び文書分類番号別に区分し、所定の場所に毎年6月末までに保管するものとする。

2 校長は、学校で処理又は保管する重要文書については、その指定をしておかなければならない。

(文書の廃棄)

第15条 保存期間が満了した文書の廃棄は、毎年8月末までに実施しなければならない。

2 文書の廃棄を実施するときは、文書取扱主任は、前年度末に保存期間が満了した文書を収納した簿冊及び保存箱を記録した廃棄簿冊目録を作成し、当該目録による文書の廃棄について、あらかじめ校長の決裁を受けなければならない。

(磁気ディスク等の管理の原則)

第16条 文書管理責任者は、学校が管理しなければならない情報が記録された磁気ディスク等の管理状況を明らかにするとともに、その適正な利用を確保できるように努めなければならない。

(磁気ディスク等の保管)

第17条 磁気ディスク等は、当該磁気ディスク等に記録された情報の漏えい、改ざん等が生じないよう、厳重に管理しなければならない。

(文書等の校外持出の制限)

第18条 文書等は、校外に持ち出してはならない。ただし、書面による申請書を文書管理責任者を経て校長に提出し、その許可を得たときは、この限りでない。

2 前項の申請書には、持ち出す文書等の名称、返却期限、持出し理由等を記入しなければならない。

附 則

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成15年教委規程第3号)

この規程は、公布の日から施行し、改正後の精華町立小学校及び中学校文書等管理規程の規定は、平成15年4月1日から適用する。

別表第1(第8条関係)

画像

別表第2(第8条関係)

画像

別表第3(第9条関係)

画像

別表第4(第11条関係)

学校名

文書記号

精華町立精北小学校

(暦年の末位の数字)精北小第 号

精華町立川西小学校

(暦年の末位の数字)精川小第 号

精華町立山田荘小学校

(暦年の末位の数字)精山小第 号

精華町立東光小学校

(暦年の末位の数字)精東小第 号

精華町立精華台小学校

(暦年の末位の数字)精台小第 号

精華町立精華中学校

(暦年の末位の数字)精精中第 号

精華町立精華南中学校

(暦年の末位の数字)精南中第 号

精華町立精華西中学校

(暦年の末位の数字)精西中第 号

*暦年の末位の数字が0となる場合は末位2桁で表示する。

別表第5(第13条関係)

文書分類表

【大分類:13 教育機関等】 【中分類:02 小学校、03 中学校】

小分類

A

総務

B

施設・備品

C

人事・服務

D

福利厚生

E

給与・旅費

F

会計

G

研修

H

教務

I

教科

J

特別活動

K

教科外

L

保健

M

給食

N

渉外

画像

画像

画像

画像

精華町立小学校及び中学校文書等管理規程

平成15年4月1日 教育委員会規程第1号

(平成15年11月20日施行)