(目的)

第1条　この規程は、精華町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)が保有する情報を記録する文書等の統一的な処理方法について必要な事項を定めることにより、当該文書等に記録された情報を適切に管理し、事務の適正かつ円滑な処理に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において「文書等」とは、教職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。

(文書等取扱いの原則)

第3条　文書等は、迅速に、正確かつ丁寧に取扱うとともに、文書等に記録されている情報が最大限に活用され、事務が効率的に行われるように常に整理しておかなければならない。

(校長の責務)

第4条　校長は、学校における文書等の事務が適正に行われるよう所属職員を指揮監督しなければならない。

(文書管理責任者)

第5条　学校に所管する文書等の管理及び情報の取扱いに関する事務を所掌させるため、文書管理責任者を置き、教頭をもって充てる。

(文書取扱主任)

第6条　学校に文書取扱主任を置き、事務職員をもって充てる。

(教職員の責務)

第7条　教職員は、適正な文書等の管理を行い、学校が保有する情報の効率的な活用と町民への的確な情報提供ができるよう努めなければならない。

(文書の処理)

第8条　学校に到着した文書は、すべて文書取扱主任が収受する。

(起案)

第9条　事案の処理は全て文書で行い、文書管理責任者を経て校長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易なものは、この限りでない。

(公印及び契字印)

第10条　施行文書は、全て公印を押印し、特に重要なものについては、決裁文書と契字印した後に発送するものとする。公印を使用したときは、使用者は、公印記録簿(別記様式第4号)に所要の事項を記載しなければならない。

(発送文書)

第11条　発送文書は、校長名を用いなければならない。また、記号及び番号を付し、文書件名簿(別記様式第2号)に記載しなければならない。

(文書の保存期間の種別)

第12条　文書の保存期間の種別は、法令その他別に定めがあるものを除き、次のとおりとする。

(文書等の分類)

第13条　すべての文書は、別表第5に定める文書分類表の区分により分類、整理、処理するものとする。

(文書の保管)

第14条　完結した文書は、各担当者において回議書に完結年月日を記入し、年度及び文書分類番号別に区分し、所定の場所に毎年6月末までに保管するものとする。

(文書の廃棄)

第15条　保存期間が満了した文書の廃棄は、毎年8月末までに実施しなければならない。

(磁気ディスク等の管理の原則)

第16条　文書管理責任者は、学校が管理しなければならない情報が記録された磁気ディスク等の管理状況を明らかにするとともに、その適正な利用を確保できるように努めなければならない。

(磁気ディスク等の保管)

第17条　磁気ディスク等は、当該磁気ディスク等に記録された情報の漏えい、改ざん等が生じないよう、厳重に管理しなければならない。

(文書等の校外持出の制限)

第18条　文書等は、校外に持ち出してはならない。ただし、書面による申請書を文書管理責任者を経て校長に提出し、その許可を得たときは、この限りでない。